अर्ध शासकीय पत्र क्या होता है? उपयोग, विशेषता और कैसे लिखे

मित्रों, यदि आपका पाला कभी सरकारी कामकाज से पड़ा है, तो आपने सरकारी कामकाज के अंतर्गत आने वाले एक शब्दावली जिसे  अर्धसरकारी  पत्र / अर्ध शासकीय पत्र के नाम से जाना जाता है, उसके बारे में जरूर सुना होगा। अर्ध सरकारी पत्र  या अर्ध शासकीय पत्र सरकारी कामकाज में काफी महत्वपूर्ण होते हैं।

लेकिन आप जानते हैं कि अर्ध शासकीय  पत्र क्या होता है? इसका उपयोग कैसे किया जाता है?  इसकी विशेषता क्या होती है? यदि आप नहीं जानते तो कोई बात नहीं, क्योंकि आज के लेख में हम आप को अर्ध सरकारी पत्र के बारे में लगभग सारी जानकारी उपलब्ध करवाने की कोशिश करेंगे।

तो चलिए शुरू करते हैं और जानते है की अर्ध शासकीय पत्र क्या होता है

अर्ध शासकीय पत्र क्या होता है?

मित्रों अर्ध शासकीय पत्र एक प्रकार से एक  Informal Letter होता है। यह मूल रूप से सरकारी पत्र का ही एक विशेष प्रकार होता है। लेकिन इसका प्रयोग सरकारी कामकाज में बहुत ही कम होता है, और केवल कभी-कभी ही भेजे जाते हैं।

जब कभी भी सरकारी कामकाज के अंतर्गत किसी मुख्य संबंधित बड़े अधिकारी को विशेष काम पर तुरंत ध्यान आकर्षित करवाना होता है, या  सरकारी आदेश के परिपालन को शीघ्रता से लागू करवाने के लिए या फिर किसी सरकारी विभाग से जानकारी प्राप्त करने के लिए इस पत्र को किसी संबंधित अधिकारी को सीधे नाम के साथ भेजा जाता है।

जब यह पत्र लिखा जाता है, तो इसमें किसी भी प्रकार से मुख्य औपचारिकता का पालन नहीं किया जाता। बल्कि किसी भी अधिकारी को यह सूचना तब दी जाती है जब किसी दुसरे अधिकारी को किसी मुख्य काम पर, या बिंदु पर अविलंब ध्यान देने की आवश्यकता होती है।

अर्ध शासकीय पत्र को अंग्रेजी में Demi Official Latter  कहा जाता है। इस पत्र का लहजा नौकरशाही औपचारिकता से थोड़ा हटकर होता है, और किसी भी मुख्य बिंदु पर शीघ्र निष्पादन की आवश्यकता  हेतु इस पत्र को इस्तेमाल किया जाता है।

अर्ध शासकीय पत्र का उपयोग 

मित्रों, सरकारी काम की गति आपसे छुपी हुई नहीं है। सरकारी काम कछुए की गति से भी धीमी रफ्तार पर चलने वाले काम होते हैं। लेकिन आपने देखा होगा कि कई बार कई ऐसे सरकारी कामकाज  रातों-रात  हो जाते हैं जिन्हें करने में वर्षों का समय लग सकता है।

ऐसे कार्य अर्ध शासकीय पत्र की मदद से होते हैं। क्योंकि अर्ध शासकीय पत्र का उपयोग  किसी भी सरकारी डिपार्टमेंट के संबंधित अधिकारी को सीधे तौर पर लिखने में किया जाता है,  और पत्र का स्वभाव भी कुछ ऐसा होता है जैसे एक मित्र अपने दूसरे मित्र को पत्र लिख रहा है।

इसमें ऐसा बिल्कुल नहीं होता कि आप एक अधिकारी को पत्र लिख रहे हो। इसलिए पत्र में औपचारिकता को पूरी तरह से  नकार दिया  जाता है। लेकिन सम्मान को नहीं नकारा  जाता है, और जब किसी अधिकारी के पास  अर्ध शासकीय पत्र पहुंचता है तो वह बिना विलंब किए उसे संबंधित मुद्दे पर अपना ध्यान केंद्रित करता है, और  जो कार्य करना चाहिए वह कार्य निष्पादित करता है।

अर्ध शासकीय पत्र की विशेषता – Use of D.O. Letter

अर्ध शासकीय पत्र की कुछ विशेषताएं भी होती है जैसे कि-

1. यह सरकारी पत्र का उपभेद है, लेकिन इसका संबंध मूल रूप से शीघ्रता से होने वाले सरकारी कामकाज के संबंध में किया जाता है।
2. इस पत्र का मूल उद्देश्य किसी भी सरकारी काम को जल्दी करवाना होता है, या सरकारी काम में आ रही किसी दिक्कत का निपटारा करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।
3. सरकारी पत्र में मध्यम पुरुष में  पत्र लिखा जाता है, जबकि  अर्ध सरकारी पत्र में या अर्ध शासकीय पत्र में उत्तम पुरुष की शैली का इस्तेमाल किया जाता है।
4. शासकीय पत्र में औपचारिकता को पूरी तरह से नकार दिया जाता है, लेकिन सम्मान बना रहता है।
5. यह आमतौर पर समान दर्जे के अधिकारियों के बीच में ज्यादा लिखा जाता है।

अर्ध शासकीय पत्र कैसे लिखे जाते हैं?

मित्रों और शासकीय पत्र को लिखने का तरीका कुछ इस प्रकार होता है-

• इस पत्र में पहले सबसे ऊपर पत्र के दाहिने हाथ की ओर पत्र संख्या, सरकारी विभाग, तथा प्रेषित का नाम लिखा जाता है।
• इसके बाद प्रेषित के पद का नाम लिखा जाता है और संबोधन का शुरुआत प्रिय या श्री के साथ किया जाता है।
• प्राप्तकर्ता का नाम और उसका पता पत्र में सबसे नीचे की ओर बाए हाथ में होता है।
• इस पत्र में आमतौर पर एक अधिकारी अपने अध्यादेश के बारे में बताता है।
• जैसे कि मुझे यह कहने का आदेश मिला है या मुझे यह निर्देश मिले हैं, ऐसी भाषा का उपयोग किया जाता है,  और किसी प्रकार की औपचारिकता नजर नहीं आती।
• हालांकि अभी शासकीय पत्र में भी निजी औपचारिकता सम्मिलित होती है, लेकिन ऑफिशियल औपचारिकता पूर्ण रूप से अनुपलब्ध रहती है।
• एक अधिकारी कभी भी अपने से उच्च अधिकारी को शासकीय पत्र नहीं भेजता है। केवल समान अधिकारी या अपने से नीचे दर्जे के अधिकारी को ही यह पत्र भेजा जाता है।
• इस पत्र में संबोधन के स्थान पर प्रिय। प्रिय मित्र, प्रिय श्री, मेरे मित्र इत्यादि संबोधन का इस्तेमाल किया जाता है।
• इस पत्र में स्थान दिनांक और कार्यालय के बारे में जानकारी देने के पश्चात सीधा विषय की जानकारी दी जाती है, और इसके पश्चात मूल रूप से पूरा  पत्र  लिखा जाता है।
• पत्र को पढ़ते समय ऐसा प्रतीत होता है जैसे एक मित्र ने दूसरे मित्र को पत्र लिखा है।
• एक सरकारी पत्र का समापन आपका भवदीय  करके किया जाता है, जबकि अर्ध शासकीय पत्र में आपका भवनीष्ट या आपका सद्भावी करके किया जाता है।
• किसी भी शासकीय पत्र में अर्ध सरकारी पत्र का संदर्भ में नहीं आ सकता लेकिन अर्ध सरकारी पत्र में शासकीय पत्र का संदर्भ आ सकता है।

निष्कर्ष

आज के लेख में हमने आपको बताया कि अर्ध शासकीय पत्र क्या होता है अर्ध शासकीय पत्र का उपयोग क्या है, तथा अर्ध शासकीय पत्र की  विशेषता के बारे में भी हमने आपको लगभग सारी जानकारी उपलब्ध करवाई है।

हम आशा करते हैं कि आज के बाद हमारा यह लेख पढ़ने के पश्चात आपको  अर्ध शासकीय पत्र क्या होता है यह जानने के लिए किसी अन्य लेख को पढ़ने की आवश्यकता नहीं होगी। यदि आपके मन में कोई सवाल है तो आप हमसे कॉमेंट बॉक्स में कॉमेंट कर के पूछ सकते हैं।

FAQ